Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) - 4

 Fitur Lanjut Aplikasi Perkantoran

(Chapter 2)

Banyak itur lanjut dari aplikasi perkantoran yang bisa membantu kita dalam membuat laporan maupun menyajikan data. Pada bagian ini, kalian akan mencoba untuk mempraktikkan dua itur lanjut aplikasi perkantoran, yaitu fitur mail merge pada Word dan itur membuat video pada MS PowerPoint.

Aktivitas TIK-K10-06 Mail Merge

Mail Merge adalah itur yang dapat kalian gunakan untuk menghasilkan surat, amplop, undangan, dan lain-lain secara berulang, tetapi terdapat beberapa komponen yang berbeda misalnya nama dan alamat yang dituju. Dalam hal ini, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak jumlah nama/tujuannya, tetapi hanya cukup menggunakan satu dokumen Word dan daftar nama/alamat yang dapat disimpan dalam daftar, basis data, atau spreadsheet.

Langkah-Langkah Aktivitas
1. Buka Excel.
2. Buatlah tabel yang berisi data nama siswa, alamat, nama orang tua, kurang lebih seperti contoh di bawah ini.

Gambar 1. Tabel Excel

3. Simpanlah file Excel tersebut.
4. Buka Word.
5. Buatlah dokumen surat kurang lebih seperti pada contoh berikut ini.

Gambar 2. Naskah Word 1

6. Klik Mailings Select recipients Use an existing list.

7. Carilah ile excel yang telah dibuat sebelumnya pada langkah 1-3.

8. Klik Open pilih sheet yang sesuai klik OK.

9. Letakkan kursor pada sebelah kanan ‘Yth.’.

10. Klik Insert Merge Field pilih Hubungan.

11. Ulangi langkah 9 dan 10 untuk bagian-bagian lain dari dokumen surat sehingga diperoleh hasil seperti gambar berikut.

Gambar 3. Naskah Word 2

12. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result. Tampilan hasil seperti pada gambar berikut.

Gambar 4. Naskah Word 3

13. Gerakkan panah ke kiri dan ke kanan untuk melihat tampilan data lainnya. Data pada setiap baris akan ditampilkan satu per satu.

Refleksi Materi TIK

1. Pelajarilah menu dan itur yang tersedia dalam aplikasi MS Word, MS Excel, dan MS PowerPoint. Buatlah tabulasi iturnya. Simpulkan fitur apa saja yang terdapat dalam ketiga aplikasi tersebut.

2. Seberapa dalam kalian memahami “berpindah-pindah” dalam menggunakanaplikasi Office? Apakah kalian bingung?

3. Seberapa dalam kalian memahami makna “integrasi” di antara aplikasi Office? Apa yang diintegrasikan?

4. Apakah kalian dapat memberikan contoh permasalahan di sekitar yang dapat diselesaikan dengan mengintegrasikan aplikasi Office?

5. Pelajaran apa yang paling berkesan yang kalian dapatkan dari konsep integrasi antar aplikasi Office ini?

6. Selain beberapa aktivitas yang sudah dijelaskan dan kalian coba di atas, kira-kira apa lagi yang dapat kalian lakukan pada dalam penggunaan itur lanjut pada aplikasi Office?

Sumber Bacaan : KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI

REPUBLIK INDONESIA, 2021

Informatika untuk SMA Kelas X

Penulis : Wahyono, Irya Wisnubhadra

ISBN : 978-602-244-506-7